Что такое ДОВоД. Требования к ДОВоД

ДОВоД – это методика профессионального анализа. Материалы подготовлены на основе методики А. Мондруса.

Расшифровка ДОВоДа

ДОВоД – это аббревиатура, которая получилась после некоторой игры слов, которые являются составляющими полноценного анализа:

Данные – информация, которая ложится в основу вашего отчета/обращения (что, как, когда, в каком количестве)
Оценка – ваше личное мнение по поводу анализируемой вопроса.
Выводы – к чему может привести проблема, на что повлияет?
Действия – что мы можем/должны сделать, чтобы решить проблему?

Требования к ДОВоДу

Данные должны быть:

Правильные (проверенные заранее)
Релевантные (подходящие по контексту)

Пояснение: если вы пишите отчет о проблеме с поставками кабеля, будет уместно писать только то, что относится к этому вопросу. Если вы упомяните заодно проблему с прогулами монтажников на объекте, то введете адресата в заблуждение. Он не поймет, какую именно ЖРА вы хотите: кабель или прогулы – что вас интересует, и как они вообще связаны?

Оценка должна быть:

Объективная (экспертное мнение)
Честная (без манипуляций и дезинформации)
Содержит самые значимые показатели (суммы и отклонения)
Субъективная с обоснованием

Пояснение: оценка – важная составляющая любого анализа. Важность оценки в том, что вы выражаете собственное мнение по обсуждаемому вопросу/проблеме. Иногда полезно усилить свою оценку экспертным мнением.

Выводы должны быть:

Глубокие (вы провели не поверхностный анализ, а опустились достаточно глубоко)
Широкие (затрагивают последствия для смежных областей, если они есть)
Далекие (оценены последствия в перспективе, также заглянули в ретроспективу)
Содержат информацию о причинах текущего результата
Имеют связь с оценкой

Пояснение: в результате анализа любой проблемы крайне важно сделать выводы, а не просто принести руководителю набор данных. Готовьте эту часть максимально вдумчиво.

Действия:

Содержат информацию о том, что можно сделать/будет сделано для улучшения показателей
Исходят из лучших интересов компании
Максимально конкретные
Альтернативные (не менее 2-х вариантов, лучше больше)
Включают в себя прогнозирование: что будет, если не делать?

Пояснение: пишите не только то, что нужно сделать, но и в какие сроки. Чем больше полезных вводных – тем лучше.

Таким образом, ДОВоД – это профессиональный анализ некой проблемы, который начинается с предоставления Данных в удобном виде, содержит явную Оценку автора, сделаны Выводы, которые тесно связаны с Оценкой, и исходят из этих Данных, а также предложены конкретные Действия.

Распределение времени на ДОВоД (подготовка - презентация)

При составлении ДОВоДа у вас уйдет разное количество времени на одни и те же пункты во время подготовки и презентации.

Основной процентный перекос происходит между «данными» и «действиями».

Почему так? Когда вы готовитесь, то для вас все начинается с анализа информации. Вы тратите значительное время на работу с данными. Только после тщательного изучения проблемы вы сможете качественно «отработать» остальные пункты.

А вот при презентации основной уклон делается на выводы и действия, т.к. вашему руководителю и/или коллеге важнее узнать, что же делать с проблемой, чем погружаться в большой объем данных.

Примечание: если какой-то пункт не соответствует «идеальным» значениям, но при этом ДОВоД составлен грамотно и понятно для адресата, то не гонитесь за точным процентным соотношением, гонитесь за смыслом!

Выгоды использования ДОВоДа

Почему полезно освоить навык использования алгоритма ДОВоД:

для повышения эффективности взаимодействия с руководителем и коллегами;
для анализа проблемных ситуаций и отчетов.

Также ДОВоД поможет не только проанализировать проблему, но и оформить сообщение или обращение к руководителю или коллеге в форму, позволяющую получить ЖРА. Текст без определенной структуры очень сложно воспринимается. Структурируя письмо, вы заботитесь не только о читателе, но и о себе самом. Если вас верно поймут – вы быстрее решите свой вопрос.

Преимущества использования ДОВоДа:

Для исполнителя
- Повышение шансов и снижение времени на получение желательной реакции руководителя
- Профессиональное и личностное развитие
Для руководителя
- Более эффективное использование интеллекта сотрудника
- Получение новых идей
- Высвобождение времени для решения других задач
Для компании в целом
- Единый понятийный аппарат (одинаковое толкование)

Примеры ДОВоДа

Пример 1.

Как не надо писать, если надеетесь на ЖРА (сообщение, написанное без схемы ДОВоД):

Привет, Олег! На «Красивой доме» опять проблемы. Смежники разбили оборудование. Уже который раз! Давай уже стрясем с них деньги. Я удивляюсь, сколько можно-то! Скажи, ты не будешь против, если я займусь вопросом? Нам такие ситуации совсем не на пользу.

Что не так с сообщением:

Данные неполные. Что за оборудование? Какая сумма ущерба?
Оценка «размытая». Почему такие ситуации не на пользу?
Выводов нет. К чему это может привести?
Действия неконкретные. «Стрясем» как и сколько?
Сообщение слишком эмоциональное для деловой переписки.

Как корректно написать, чтобы получить ЖРА (сообщение, написанное по схеме ДОВоД):

Привет, Олег!

Произошла проблемная ситуация на объекте ЖК «Красивый дом», требуется твое вмешательство как руководителя. – ДАННЫЕ

Сотрудник смежника повредил стойку РАСЦО в помещении диспетчерской. Размер ущерба составил 600 000 р. – ДАННЫЕ

Считаю, что спускать на тормозах это происшествие нельзя, поскольку представители этого смежника и ранее проявляли халатность в отношении нашего фронта работ. – ОЦЕНКА

Отсутствие реакции с нашей стороны приведет к следующему: – ВЫВОДЫ

Виновный не понесет ответственность, а компания понесет ущерб.
Другие смежники и конкретно этот сотрудник перестанут внимательно и аккуратно обращаться с чужим оборудованием, т.к. за поломку не последует никаких санкций.

Что предлагаю сделать: – ДЕЙСТВИЯ

Взыскать данную сумму со смежников. Метод взыскания обсудить в частном порядке. Если единоразово им сложно заплатить компенсацию, можем согласовать рассрочку. Все процедуры досудебного взыскания готов взять на себя.

Пожалуйста, дай обратную связь по этой ситуации. Согласовываешь ли ты такую схему? Или, может, у тебя иное видение проблемы? – ПРИЗЫВ К ДЕЙСТВИЮ (этот элемент не входит в «базовый набор» ДОВоДа, но для более эффективной коммуникации рекомендуем его использовать)

Пример № 2

Как не надо писать, если надеетесь на ЖРА (сообщение, написанное без схемы ДОВоД):

Иван, доброе утро! Мне надо твое согласование для бизнес-процесса. Повышаю зарплату Смирнову П.Е. Отпишись в «Битриксе», чтобы БП запустился, очень жду.

Что не так с сообщением:

Данные неполные. Почему автор ходатайствует об этом?
Оценки нет. Почему Иван должен согласовать это действие, учитывая, что это отразится на бюджете компании?
Выводов нет. К чему это может привести?
Есть призыв к действиям, но без предыдущих пунктов действия теряют значение.

Как корректно написать, чтобы получить ЖРА (сообщение, написанное по схеме ДОВоД):

Иван, доброе утро!

Хочу согласовать с тобой прибавку для прораба Смирнова П.Е. – ДЕЙСТВИЯ

Причина моего обращения: фактически он ведет 2 объекта уже месяц и планирует оба довести до финала. Его подключили ко второй очереди ЖК «Соловьи» после увольнения Городецкого Г.А. – ДАННЫЕ

Мне кажется, что без дополнительного вознаграждения, он потеряет мотивацию или его переманят конкуренты. Среди наших прорабов он самый эффективный на данный момент. Причем, подстраховывает даже в выходные. – ОЦЕНКА + ВЫВОД

Пожалуйста, дай ответ до 31.05.2022, 15:00, чтобы я успел запустить бизнес-процесс на изменение окладной части с июня 2022 г. – ПРИЗЫВ К ДЕЙСТВИЮ + ОГРАНИЧИТЕЛЬ ВРЕМЕНИ (эти элементы не входят в «базовый набор» ДОВоДа, но для более эффективной коммуникации рекомендуем их использовать)